Fodor Andrea
Mi a kreativitás? Van-e szükség a projektekben kreativitásra? Mennyire kell teret engedni a kreativitásnak a projektekben?
Projektmenedzserek megkérdezéséből úgy tűnik, hogy a projektekben szükség van ugyan kreativitásra, de azt érdemes kontroll alatt tartani. Nem minden esetben és szakaszban van létjogosultsága. Jól jöhet a tervezési szakaszban, vagy ha
problémák merülnek fel a projekt során. Ugyanakkor veszélyes is lehet a projekt végrehajtási szakaszában, amikor az elkészült tervek alapján és a meglévő költségvetési kereteken belül kell dolgozni.
Érdemes megvilágítani a jelenség hátterét. Mit értünk kontrollált kreativitáson? Miért nincs mindig létjogosultsága a kreativitásnak? Miért van ilyen kevés kreatívnak tekinthető ember a projektekben?
Amennyiben a kreativitást a szó hagyományos értelmében, az alkotókészség kifejezésére használjuk, akkor valami új, szokatlan, eddig nem létező dolog létrehozását értjük alatta. Alapvetően ez a kreativitás a hajtóerő a művészetben, a reklámszakmában, az innovációt igénylő iparágakban, ahol fontos, hogy valami újszerűt hozzanak létre. De vajon hogyan fogadná egy bank vezetősége a forradalmian új hitelkonstrukciót a termékfejlesztőtől? Vannak alapvetően konzervatív iparágak, ahol a meglévő termékek és szolgáltatások folyamatos fejlesztése folyik, nincs szükség új látásmódra. Ha a tevékenységet keretek közé szorítják a jogszabályok, belső szabályzatok, menedzsment elvárások, ott kevés tere van az e kereteken kívüli gondolkodásnak. Vannak helyzetek, amikor itt is jól jön az alkotókészség, de alapvetően a konzervatív tevékenységet folytató cégek nem díjazzák különösebben az extrém kreativitást.
Az üzleti életben mindig vannak keretek. Ezek egy része nem változtatható (pl. jogszabályok, fizikai törvények), másik részük csak részben, kis mértékben változtatható (pl. folyamatok, szabályzatok, menedzsment elvárások). Folyamatok, szabályzatok radikális változtatására nagyobb szervezeteknél csak ritkán van lehetőség, ezek hatalmas költség és erőforrás igénye miatt.
Minél több a keret az adott projektben (és annak bármely szakaszában), annál kevesebb tere van az alkotó kreativitásnak. Mire van tehát szükség?
Konzervatív, nagy méretű szervezeteknél a problémamegoldások (általában) nem lehetnek elrugaszkodottak a környezettől, megvalósíthatónak kell lenniük. Még nagy átalakításokat célzó projekteknél is a meglévő rendszerekre, azok által előállított adatokra kell támaszkodni, azokhoz kell illeszkedni. Ezeknél a szervezeteknél kreativitáson általában azt értjük, hogy a rendelkezésre álló adatokból, információkból, lehetőségekből legfeljebb ésszerű kompromisszumokkal járó, megvalósítható megoldásokat kell találni egy felmerülő problémára, a rendelkezésre álló kereteken belül.
Ugyanakkor a kreativitás csak akkor jöhet szóba, ha egy adott problémának még nincs létező megoldása. Gyakran találkoztam azzal, hogy egy projekten belül olyan problémákat próbálnak kreatívan megoldani, amire van egyértelmű megoldás. Fontos elkülöníteni, hogy egy adott probléma esetén kreatív megoldásra, vagy szakértőre és információra van szükség.
Selle Rose Charvet „Words that change minds” című könyvében a munkában létező motivációs faktorokat veszi górcső alá. Ebben a könyvben a szerző – többek között – megkülönbözteti az újító embereket a folyamatvezérelt emberektől.
Az újító emberek szeretnek mindent saját képükre szabni, átalakítani, a megszokottól eltérően végrehajtani. Könnyen alakítanak ki rendszereket és folyamatokat, de ezek követése már nehézséget okoz nekik, állandóan találnak egy még jobb módot a megoldásra. Sokkal jobban élvezik a létrehozást és az alkotást, mint a végrehajtást, vagy a karbantartást. Szívesen kezdenek új ötletekbe és projektekbe, de nem biztos, hogy lelkesedésüket a befejezésig fenn tudják tartani.
A folyamatvezérelt emberek szeretik, ha a mások által kitaposott úton járhatnak. Megzavarodnak, ha valamire nincs kitalált megoldás. Ők hangoztatják, hogy „járt utat a járatlanért ne hagyj el”. Ahogy valamire van kialakított folyamat, végre tudják hajtani, ugyanúgy, akár többször is egymás után. Ha egyszer elkezdtek valamit, azt végig is viszik. Rosszul érzik magukat, ha változtatni kell a kialakított folyamatokon.
Mind a két típusnak megvan a létjogosultsága, de az egyes szakmák gyakran egyféle típust vonzanak. Gondoljunk bele, hova vezetne, ha egy pilóta minden alkalommal kísérletezne, hogyan lehetne másképp leszállni, mert már unja, hogy mindig ugyanúgy kell a folyamatot végrehajtani!
A multik szabályozott környezete tipikusan folyamatkövető embereket igényel, míg a projekteket általában valami új létrehozására indítják. Ugyanakkor a multik a szervezetben többségben lévő folyamatkövető embereket delegálják a projektekbe. Ez a magyarázata, hogy olyan kevés a kreatívnak tartott munkatárs a projektekben (legalábbis az megrendelő részéről – egy tanácsadó cégnél valószínű az újítók vannak többségben). Az elenyésző számban lévő újítók csak a fontosabb projektekben vesznek részt, vagy csak akkor engedik őket a projekt közelébe, ha az már megakadt, és tűzoltásra van szükség. Pedig pont a tervezési szakaszban, illetve a felmerült problémák kezelésénél lenne szükség az újítókra.
Ugyanakkor a kész tervek végrehajtásánál jobban tudunk támaszkodni a folyamatkövető emberekre, akiknek a terv végrehajtása már folyamattá válik, és így biztosan be is fejezik, amit elkezdtek.
Összefoglalva tehát, a projektekben általában nincs szükség korszakalkotó kreatív ötletekre, annál inkább egy valós alapokra, tudásra és információkra épülő újító szemléletre, feltéve, ha a végrehajtásra is van megfelelő folyamatkövető erőforrás. Ehhez viszont ismerni kell a csapatban dolgozók preferenciáit, és azt a megfelelő módon kell használni. Minél nagyobb változásokat, átalakítást kell végrehajtania a projektnek, annál nagyobb mértékben van szükség újító emberekre a projektben, de a tervek végigvitelét már a folyamatvezérelt csapattagokra érdemes bízni.
És hogy lehet felismerni az újító és a folyamatvezérelt embereket? Nagyon egyszerűen, de ez már egy másik történet…
