LEAN módszertan, a hatékony folyamatoptimalizálás eszköze

Fodor Andrea

Mit jelent a LEAN módszertan? 

Sokan alapvető vállalati kultúrájuk részeként tekintenek rá. Mások épp, hogy csak tanulják, de még többen vannak, akik csak hallottak róla, eszközeitől idegenkednek, vagy akár nem is ismerik pedig a LEAN módszertan a magyar vállalatok számára is sok lehetőséget rejteget.

Alapjait a Toyota mérnöke, Taiichi Ono dolgozta ki az 1970-es években, a selejt, hulladék és termelési veszteség csökkentésére és a napjainkban is ismerősen csengő energiaválság megoldására. Pedig a Japánban már az 1970-es évektől széles körben működő és sikerei alapján méltán a szervezeti működési kiválósági módszertanok királynőjeként ismert

A LEAN menedzsment a folyamatmenedzsment és a munkaszervezés olyan módszere, amelynek célja a vállalat termelékenységének és hatékonyságának növelése, azaz termékei jövedelmezőségének és minőségének javítása. Ezt a termelési és üzleti folyamatok optimalizálásával éri el, nevezetesen az áruköltséget nem befolyásoló feladatok (pl. szállítás) elvégzéséhez szükséges idő csökkentésével.  

Hogyan van jelen a LEAN módszertan az IT szervezeteknél?

Egyre gyakrabban találkozunk azzal a tulajdonosi, vagy felsővezetői elvárással, hogy a szervezet átláthatóbb, egyszerűen követhető működését LEAN-esítéssel szeretnék megvalósítani.  A termelőipari LEAN után a szolgáltatást nyújtó vállalatok is ráébredtek arra, hogy üzleti eredményességük, s a piaci megkülönböztetés legjobb útja a hatékony, ügyfélközpontú működés. Mára a telekommunikációtól, a bankokon és biztosítókon át, de még a kis és nagy kereskedelmi vállalatoknál is gomba módra szaporodnak a LEAN egységek, projektek, vagy akár kisebb működésjavító kezdeményezések.

Néhány évvel ezelőtt még nagy divatja volt a folyamatszervező alkalmazásának a vállalatoknál. Sok helyen volt, néhol még most is van folyamatmenedzsment osztály, kollégáik a működési folyamatok monitorolásával, optimalizációjával, hatékonyságjavításával foglalkoztak. De mivel szaktudásuk, end-to-end folyamatszemléletük alkalmassá tették őket, hamar a projektekben találták magukat, üzleti specifikációkat írva.

Jelenleg, az általunk ismert szervezeteknél, ahol megmaradt a folyamatszervezői terület, a folyamatszervezők szinte kizárólagosan projektek előkészítésén, döntési anyagok előállításán, illetve üzleti követelményspecifikációk elkészítésén dolgoznak, üzleti elemzői munkát végezve.

Folyamatszervező vagy üzleti elemző?

Ugyanakkor a folyamatszemlélet, a Lean módszertan, a folyamatoptimalizáció képessége az egyik legfontosabb kompetencia, amire a vállalatoknak – a szolgáltató szektorban különösen – szüksége van. Ez a kompetencia beépült az üzleti elemzők eszköztárába, annak talán legfontosabb eleme. Mondhatni, hogy minden üzleti elemző végez folyamatszervezői tevékenységet, de nem minden folyamatszervező végez teljeskörű üzleti elemzői tevékenységet. Ahol nélkülözhetetlen a folyamatszemlélet az üzleti elemzői munkában:

• Az üzleti igény megértése, az üzleti problémák, fájdalompontok feltárása, számszerűsítése, illetve a probléma elemzése, a gyökérokok megtalálása. Ezek egy része üzleti folyamatelemzési feladat (pl. az átfutási idők csökkentése, hatékonyságnövelés esetén), más típusú üzleti igények esetén egyéb elemzési feladat is lehet (pl. kockázatcsökkentés, fluktuáció csökkentés igénye esetén). Tehát az üzleti elemzőnek alapkészsége kell, hogy legyen a folyamatelemzés, de ugyanúgy az egyéb üzleti problémák elemzése is.
• Az üzleti elemző feladata a jelenlegi működés (AS-IS) feltárása, és a jövőbeni működés (TO-BE) kialakításának facilitálása, több szinten (koncepciószinten és tervezési szinten is). A jövőbeni működést javasolt optimális üzleti folyamatokra tervezni.
• Ahhoz, hogy ne hagyjunk ki senkit, illetve semmit, tehát a stakeholder azonosítás és a teljeskörűség biztosítása sem lehetséges akkor, ha hiányzik az end-to-end folyamatok átlátása. A hiányzó láncszemek azonosítása csak a tervezett üzleti folyamatlépések és a megfogalmazott követelmények összevetésével történhet meg.
• Az üzleti elemzésnek a  fentieken kívül biztosítania kell, hogy a kialakítandó megoldás biztosan választ nyújtson az üzleti igényre. Valamint nem csak megfogalmaznia, hanem értékelemeznie és menedzselnie is kell a követelményeket.

Kinek ajánljuk a LEAN módszertani képzést?

Olyan üzleti elemzőknek, gyakorló projekt és PMO vezető, folyamatszervező kollégáknak ajánljuk elsősorban, akik projekt feladataik során szembesülnek azzal a problémával, hogy a régi, nehézkes működést fel kell, hogy váltsa egy gyors, hatékony, könnyű és ügyfélbarát vállalati folyamat.  Az új működés a jelenlegi üzleti és IT folyamatok felülvizsgálatával és megértésével kezdődik, majd a tevékenységek elemzését követően, az elvárt eredmények mentén a folyamat újragondolását és át-, vagy kialakítását is el kell végezniük. Mindehhez igénybe vehetünk változatos vizualizációs, illetve jól adaptálható, könnyen elsajátítható folyamatelemzési módszertani eszközöket. A képzés ezen eszközökből válogatva, valamint valós projektekből átemelt esettanulmányok felhasználásával törekszik a folyamatelemzési tudás legjavát feltárni.

Folyamatok ábrázolása, mérése és folyamatoptimalizálás – módszerek, eszközök képzésünket ajánljuk mindazok számára, akik szeretnének megismerkedni a LEAN szemlélet fogalomtárával. Illetve azoknak is, akik napi munkájukat szeretnék segíteni a gondolkodásmódjával és eszközeivel. A program során 18 eszköz kerül elsajátításra. 

A BPR, LEAN és Six Sigma fogalmi meghatározásán túl, a legismertebb módszertan, a DMAIC elemeinek felhasználásával tanulunk projektet alapítani, vizualizálni, vezetői dashboardot (beszámolót), vagy whiteboardot (teljesítménytáblát) építeni, ügyfél visszajelzést kérni, s problémát beazonosítani.  

Tovább a Lean képzésre >>