Fodor Andrea
Számos nemzetközi kutatás foglalkozott már a projektek sikerének és sikertelenségének okaival. Ezek általában arra az eredményre jutottak, hogy az IT projektek kb. 25%-a végződik teljes kudarccal. A projektek további, közel 50%-a esetén a tartalom, a határidő, a költségek és az erőforrások lényeges átdolgozására van szükség, akár többszöri alkalommal. Az IT projektek sikertelenségének több oka is lehet. A felmérésekben résztvevők a jelenség okaként az alábbiakat szokták megjelölni:
Igen, ezek az okok elsőre logikusnak tűnnek. De valóban okok-e, és nem következmények? Peter Drucker szerint „az a menedzser, aki a jó megoldást hozza a rossz problémára, az veszélyesebb, mint az a menedzser, aki a megfelelő problémára a rossz megoldással rukkol elő” . Lássuk, mik is az igazi problémák!
Ha a projektnek van célja, az elég a sikerhez? Ha megkérdezzük a szponzort vagy a projektmenedzsert, általában azt a választ kapjuk, hogy természetesen a projektnek van egyértelmű célja, szerepel a projekt indító dokumentumban, bárki megtekintheti. De attól, hogy van cél, a projekt még nincs közelebb a megvalósuláshoz. Ahhoz, hogy az IT projektek sikeresek legyen, legalább az alábbi feltételeknek teljesülnie kell:
Egyszerűen hangzik, de korántsem az. Miért? Az emberek tapasztalati szintje különböző, amíg nem alakul ki a közös kommunikációs normarendszer, szinte biztosak lehetünk abban, hogy a hallott információt mindenki másképp értelmezi (ennek tudományos magyarázatáról itt olvashat többet). A cél azonos értelmezésében és a résztvevők cél iránti elköteleződésében az segít, hogy a team tagok részt vesznek a cél meghatározásában, pontosításában. Erre azonban – időhiányra hivatkozva – legtöbbször nem kerül sor, pedig ez a projektek egyik legfontosabb sikertényezője.
Valóban az akadályozza egy projekt sikerét, hogy nincs egy 100%-ig pontos terv? A sikeres projekteknél tényleg betű szerint követik a terveket? A pontos terv hiánya a probléma, vagy a tervezési folyamat során bekövetkező kommunikáció és információgyűjtés elmaradása? Mi azt állítjuk, hogy ez utóbbi.
A projektek általában nem fordítanak időt a tervezéshez és az erőforrásbecsléshez szükséges információk összegyűjtésére. A projektvezetők általában időhiányra, illetve vezetői nyomásra hivatkoznak, de a tényleges okot mélyebben, az emberi gondolkodás általános jellemzőiben kell keresni.
Daniel Kahneman közgazdasági Nobel díjas pszichológus kutatásai szerint az ember annál magabiztosabb, minél logikusabb képet tud kialakítani magának a rendelkezésére álló információkból. Ha a kép logikus, gondolkodásunk nem foglalkozik tovább a történet alapjául szolgáló adatok minőségével és mennyiségével. Egy jó „történetben” az információk kerek volta, és nem azok teljessége számít. Ha kevesebbet tudunk, könnyebb azt a keveset elhelyezni egy koherens mintázatban.
Ez az oka annak a jelenségnek, amit Kahneman „tervezési falláciának” nevez: az emberek által alkotott tervek és előrejelzések valószínűtlenül közel állnak az optimális esethez. A tervezési hibák legfőbb forrása az, hogy az információk eloszlását rendre alábecsülik , vagy figyelmen kívül hagyják. Abból az információból dolgoznak, ami a rendelkezésükre áll, és adott pillanatban nem is gondolják, hogy a projekt során egyéb információk felmerülése akár jelentősen is módosíthatja az összképet. Azt is bebizonyította, hogy a felhasználók nem tudják elképzelni, mennyivel több igényük lesz az idő előrehaladtával.
Ebből következően a tervezési szakasz elsődleges célja inkább a minél pontosabb információgyűjtés, mint a pontos tervezés kell, hogy legyen. Természetesen számolni kell azzal, hogy a projekt során is merülhetnek fel olyan információk, amiket előre nem lehet látni, de amennyiben megszerezhető információkat nem veszünk figyelembe, az konfliktusokhoz vezet.
A követelmények nem kellő alapossággal történő kidolgozása és változtatása természetesen garantálja a későbbi konfliktusokat. De milyen okok vezetnek nem kellően átgondolt specifikációhoz?
A team tagjai a projektek elején még a korábbi projektjeik lezárására figyelnekÖsszefoglalva, a projekt kezdeti szakaszaiban a szervezetek nem fordítanak elég figyelmet és energiát a projektjeikre. Az induló projektek prioritása a gyakorlatban jóval alacsonyabb, mint a hivatalos, hiszen a szervezet figyelmét és energiáit a korábbi projektek által generált problémák és konfliktusok kezelése foglalja le.
A felhasználók kihagyása nem ok, hanem az információhiány következménye, ami hiányos kövelményspecifikációhoz vezet. Az információhiány és az, hogy az IT projektek résztvevői csökkentett energiákkal dolgoznak a projekten, egyenesen oda vezet, hogy a kialakítandó alkalmazás üzleti folyamatai nem kerülnek kellő részletességgel átgondolásra. Így fordulhat elő, hogy a résztvevők bizonyos lépéseken egyszerűen túllépnek, így egyes felhasználói területek teljesen kimaradnak a tervezési fázisokból, és ezeket az igényeket utólag kell beépíteni.
A következő részből kiderül, mik a tényleges okok az erőforráshiány, az irreális elvárások, illetve a felsővezetés támogatásának hiánya mögött.
